Využívanost elektronického podpisu roste s velikostí firmy. Nejčetnější je u korporací s 250 a více zaměstnanci. Tyto společnosti také častěji používají kvalifikovaný elektronický podpis odpovídající evropským požadavkům, vyplývá z průzkumu agentury Ipsos pro společnost Software602.
Elektronické podepisování dokumentů není mezi českými firmami zatím příliš využívané a pokud ano, nejčastěji jde o nějaký druh prostého elektronického podpisu, jako je patička v e-mailu nebo naskenovaný ruční podpis vložený do PDF. Vyplývá to z rozsáhlého průzkumu, který v rámci většího projektu pro společnost Software602 realizovala agentura Ipsos. Používání elektronického podpisu připustilo 28,3 % firem z 1050 respondentů, které agentura oslovila mezi 27. a 30. červencem letošního roku.
„Sedm z deseti oslovených firem elektronický podpis vůbec nevyužívá a smlouvy podepisují po staru propiskou na papíře. Vysledovali jsme ale trend, že větší společnosti začínají využívat elektronický podpis častěji a také volí takový druh, který je ověřitelný. Například více než čtvrtina (26 %) korporací s 250 a více zaměstnanci používá kvalifikovaný elektronický podpis,“ říká Michal Vejvoda, Business Development Manager ve společnosti Software602.
Naskenovat ruční podpis často nestačí
Prostý elektronický podpis ve formě patičky e-mailové zprávy nebo naskenovaného skutečného podpisu vloženého do PDF používá podle průzkumu 36,4 % českých firem. Častější je tento způsob u menších firem do 50 zaměstnanců, kde tak činí čtyři z deseti společností. Naopak pouze každá desátá používá kvalifikovaný elektronický podpis. Téměř čtvrtina (23,6 %) českých firem bez ohledu na počet zaměstnanců dává přednost zaručenému elektronickému podpisu, u něhož mají certifikáty uložené v počítači nebo na USB klíčence, pětina (20,5 %) upřednostňuje biometrický elektronický podpis, kdy se zaměstnanci podepisují prstem nebo stylusem na displeji tabletu.
„Pro podepisování citlivých firemních dokumentů, s nimiž nakládají i třetí strany, jako jsou smlouvy, či předávací protokoly, je důležité používat ověřitelné druhy elektronických podpisů. Mnohé firmy s nimi ale nemají zkušenosti a stále dávají přednost ručnímu podepisování na papíru. To však celý proces zdržuje a vyžaduje osobní přítomnost v kanceláři. Oproti tomu elektronický podpis umožňuje dokumenty podepisovat odkudkoli a prakticky na jakémkoli chytrém zařízení,“ upozorňuje Michal Vejvoda.
Chytrá aplikace dokáže podepisovat i z mobilu
Software602 vyvinul pro elektronické podepisování dokumentů aplikaci Sofa SignPoint, která je plně integrovaná do prostředí Microsoft 365. Uživatel tak může smlouvu či jiný firemní dokument elektronicky podepsat již přímo ve Wordu a zároveň jej poslat svému nadřízenému nebo obchodnímu partnerovi k schválení. Třetí strana dokonce ani nemusí používat aplikaci Sofa SignPoint. Stačí, když si stáhne bezplatnou aplikaci 602®Key, jejímž prostřednictvím může dokument potvrdit a přidat k němu elektronickou pečeť.
Sofa SignPoint ocení například majitelé a ředitelé firem či obchodníci, kteří potřebují využít každou minutu
a mít možnost rychle elektronicky podepisovat smlouvy se zákazníky a dodavateli. Zároveň chtějí mít přehled o tom, co podepsali. Vhodný je i pro personální oddělení, která zpracovávají tisíce citlivých dokumentů ročně, jakou jsou pracovní smlouvy v kombinaci s doručením prostřednictvím datové schránky, dodatky, mzdové výměry, ale i další dokumenty k GDPR, BOZP, či seznámení s organizačními směrnicemi. A v neposlední řadě se hodí i IT oddělením, jež chtějí postupně digitalizovat interní procesy a jako standard firemního prostředí používají Microsoft 365.